Chromebooks sur le lieu de travail: comment un organisme à but non lucratif utilise chrome OS pour faire avancer les choses

Table des matières:

Les bases
Contournements
Chromebooks pour tous
Chromebooks

Malgré sa première impression, Chrome OS est excellent sur le lieu de travail. Chaque type d'entreprise a besoin d'accéder à la messagerie électronique, aux sites internes pour les annonces d'entreprise, aux calendriers et à d'autres outils de base. Pendant longtemps, Windows a dominé le paysage commercial, mais de plus en plus de Chromebooks remettent en question cette notion.

En semaine, je travaille pour une organisation à but non lucratif axée sur la santé mentale et comportementale. Nous avons des bureaux dans quelques comtés du centre de l'Indiana. Nous devons donc pouvoir communiquer instantanément pour prendre soin de nos patients. Bien que certains membres de notre personnel utilisent des ordinateurs portables et des ordinateurs de bureau Windows, 80% de nos effectifs utilisent des Chromebooks ou des Chromebox, et nous nous connectons tous aux services d'entreprise de Google. Certaines solutions de contournement sont nécessaires pour rendre tous nos outils disponibles sur Chrome, comme je vais en parler, mais la plupart d'entre eux… fonctionnent.

Explorons.

Les bases

Les services Google rendent la collaboration intuitive et sans effort.

Lorsque nos employés se connectent à leurs ordinateurs ou ouvrent le navigateur Chrome au début de la journée, nous avons trois onglets ouverts pour eux: Gmail, Google Agenda et Intranet de notre société. Certains utilisateurs professionnels préféreront peut-être utiliser une application de messagerie dédiée, mais la plupart des gens accèdent simplement à leur messagerie à partir d'un site Web. La plupart de nos nouveaux employés nous disent qu'ils ont un compte Google personnel. Nous n'avons donc pas besoin de beaucoup de formation pour les familiariser avec l'utilisation de Gmail, de Google Agenda et d'autres outils.

Tous les documents conservés au sein de l'entreprise sont gérés dans Google Docs. Nos feuilles de calcul et présentations sont également créées dans Google Sheets and Slides. Comme tout ce que nous faisons est automatiquement enregistré dans Google Drive, aucun travail n'est perdu. Lorsque nous faisons nos classes d’orientation, nous montrons les fonctionnalités de collaboration dans Google Docs; C'est incroyable de voir tout le monde taper dans le même document et avoir tout "clic" dans leur esprit.

La même chose vaut pour d'autres services comme Hangouts. Google mérite la mauvaise réputation qu'il s'est bâtie ces dernières années avec toutes ses applications de messagerie diverses et opposées, mais cela n'a pas nui aux utilisateurs en entreprise.

Les Hangouts ont été extrêmement solides pour nous et s'intègrent directement à Google Agenda. Lorsque quelqu'un crée une nouvelle réunion, il reçoit automatiquement un lien Hangouts Meet pour la vidéoconférence. Ils n'ont pas besoin de visiter une page distincte ou de cocher une certaine case car cela se produit automatiquement.

En parlant de Hangouts Meet, cet outil est la partie la plus cool de mon travail. Quelques Chromebooks sont configurés pour charger uniquement meet.google.com. Cette configuration ne nécessitait pas une version différente du système d'exploitation ni une licence distincte: chaque fois que nous devions configurer l'un de ces Hangouts Meet Chromebooks ou Chromebox, nous introduisions simplement le numéro de série dans une liste de la console d'administration Google. Redémarrez l'appareil, et c'est tout.

Ces Chromebooks ont sauvé notre peau de nombreuses fois au cours des derniers mois. Il y a des jours où un médecin dans un endroit a une charge de patients légère, et il y a un grand nombre de patients dans d'autres endroits. Le médecin commence la session Hangouts Meet, le personnel de la réception de l'autre endroit leur communique un code de réunion, puis le patient se rend dans une chambre et parle avec le médecin par vidéoconférence.

Les Chromebooks ont sauvé nos fesses plus de fois que nous pouvons compter.

Le patient ne peut charger aucun autre site Web. Si la Chromebox redémarre ou que la session se termine, elle retourne automatiquement à l'écran d'accueil de Hangouts Meet. C’est vraiment cool et est rapidement devenu un élément essentiel de la façon dont nous traitons les patients.

Tous nos appareils Chrome exécutent la dernière version de Chrome OS avec tous les correctifs de sécurité appropriés.

Nos salles de conférence fonctionnent toutes sur des hangouts. Tout Chromebook ou Chromebox peut être lié à un calendrier de salle de conférence et tout utilisateur participant à ces réunions peut partager du contenu avec les autres participants à l'aide de Google Cast. Ces machines n’exécutent pas une version ancienne de Windows ou Linux intégré; ils utilisent la même version de Chrome OS que nos autres appareils. Ils sont mis à jour automatiquement toutes les six semaines et, en cas de problème, ils peuvent être remplacés en moins de 20 minutes.

L'utilisation d'appareils Chrome présente de nombreux avantages pour notre boutique informatique. Les Chromebooks et les Chromebox sont beaucoup plus rapides à installer et à configurer que les ordinateurs Windows. Il y a un jour, j'ai configuré et mis à jour 50 Chromebox, alors que je peux généralement faire trois ou quatre ordinateurs portables Windows dans le même temps. Les appareils Chrome sont immédiatement cryptés et, même si les défaillances matérielles sont toujours d'actualité, il est possible de résoudre presque tous les problèmes logiciels en réinitialisant ou en restaurant le périphérique en usine.

Contournements

Certains outils que nous utilisons ne sont toutefois pas basés sur le Web. Dans ce cas, des programmes tels que Parallels Remote Access, Citrix et VMWare peuvent être utilisés pour héberger, déployer et gérer ces applications.

Nous devons également être en mesure de partager des documents avec des sociétés externes, la plupart utilisant Microsoft Office. Les outils de Google font un travail correct de conversion vers et à partir des formats de Microsoft, mais ils ne sont pas infaillibles. Cela signifie que nous avons également une poignée d'employés utilisant Microsoft Office, qu'ils soient accessibles à distance via Parallels ou installés sur leur PC Windows. Certains membres de notre personnel utilisent des ordinateurs portables Windows car les Chromebooks ne peuvent souvent pas imprimer de manière fiable sur une imprimante via USB. Notre équipe marketing a besoin de Photoshop et d'After Effects. Bien qu'Adobe ait commencé à les mettre à la disposition des appareils Chrome via Google Play Store, ils ne remplacent pas encore leurs équivalents de bureau.

Des applications telles que Photoshop, After Effects et d'autres outils professionnels n'ont toujours pas une expérience équivalente sur Chrome OS.

Ces cas d'utilisation sont notre priorité absolue et la majorité des employés sont parfaitement productifs avec un appareil Chrome. La plupart de nos employés préfèrent même Chrome OS que Windows car il est plus difficile de gâcher et de naviguer plus facilement. Cela me rend d'autant plus heureux que les Chromebooks sont plus sûrs et plus faciles à surveiller. Mon principal projet en cours consiste à trouver des utilisateurs d’ordinateurs portables Windows qui utilisent moins d’énergie, à leur proposer un Chromebook et à voir comment ils le font. Tous ceux à qui j'ai fait cela ont été extrêmement heureux, ce qui me rend heureux et augmente la productivité pour les raisons énumérées ci-dessus.

Microsoft emmène Office dans le même monde en nuage que les outils de Google.

Nous utilisons les services de Google Chrome et Google, mais Microsoft va dans le même sens avec Office 365. Chaque fois que je dois installer et utiliser une licence pour un programme sur l'ordinateur portable de quelqu'un, cela me semble si… archaïque. Pouvoir demander à l'utilisateur de consulter un site Web et de saisir son mot de passe est tellement plus facile, à la fois pour moi en tant qu'administrateur et pour eux en tant qu'utilisateur. Nous sommes en passe de devenir 100% cloud et nous utilisons Chrome OS pour y parvenir.

Avez-vous utilisé un Chromebook dans un cadre professionnel? Faites-nous savoir en bas!