La différence entre archiver et supprimer dans Gmail

Savoir quoi faire avec tout ce que vous recevez dans Gmail

Pour la plupart des gens, Gmail est l’un des outils les plus importants de leur vie quotidienne. Le problème, c’est que la plupart reçoivent tellement de courriels qu’il est difficile de garder votre boîte de réception organisée et non pleine de courriels aléatoires et inutiles. Gmail offre aux utilisateurs de nombreuses manières d'organiser et de trier leurs e-mails dans différents dossiers, onglets et balises, mais à une époque où la recherche de Google peut numériser des millions de mots par seconde, pourquoi est-il nécessaire de déployer autant d'efforts pour que votre compte Gmail reste organisé? Heureusement, Gmail dispose d'un outil d'archivage qui vous aidera à nettoyer l'interface sans vous obliger à passer plusieurs jours à placer chaque email dans un dossier distinct.

Qu'est-ce que l'archivage?

L'acte d'archiver un email dans Gmail le prend et le place dans un dossier où il continuera d'exister, mais n'encombrera plus votre boîte de réception. La meilleure partie à ce sujet est qu’il sera toujours accessible à l’avenir si nécessaire. Gmail gère cette tâche à la perfection, car elle permet aux utilisateurs d’archiver rapidement et facilement leurs courriels.

Qu'est-ce que la suppression?

Lorsque vous décidez de supprimer un email, celui-ci est envoyé dans un dossier Corbeille. Ce dossier fait office de sauvegarde si vous ne vouliez pas vous débarrasser d’un courrier électronique. Certaines personnes utilisent également le dossier Corbeille comme emplacement de sauvegarde pour les courriels qu'elles considèrent moins importants que leur boîte de réception. Le problème, c'est que Gmail supprime automatiquement les messages placés dans la corbeille au bout de 30 jours. Ainsi, bien que l'utilisation de la corbeille en tant qu'outil pour nettoyer votre boîte de réception puisse sembler une bonne idée, sachez simplement que vous perdrez probablement un courrier dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir.

Pourquoi devriez-vous archiver vos emails?

Supposons que vous avez une conversation avec une personne et que des informations telles qu'une adresse ou un numéro de téléphone soient échangées. À ce moment-là, vous pouvez écrire ou enregistrer tout ce dont vous avez besoin. Vous décidez donc de supprimer la conversation, car vous ne voyez pas la raison de ne plus l'encombrer plus longtemps.

Maintenant, imaginez un temps pendant lequel vous n’auriez jamais eu besoin de revenir sur cette conversation ou de récupérer des informations à partir de ces courriels, mais pour une raison quelconque, c’est le cas maintenant. Si vous supprimez le fil de discussion, vous ne pourrez plus revenir en arrière et trouver facilement ce que vous recherchez. Si vous archivez un courrier électronique, vous ne serez plus obligé de le voir dans votre boîte de réception, mais vous aurez également l'esprit tranquille sachant que si vous en avez besoin, une recherche rapide vous le ramènera.

De plus, tous vos courriels archivés se trouvent dans le dossier "Tous les courriers" qui se trouve dans le tiroir de navigation. Les e-mails ne sont pas organisés une fois archivés, mais si vous avez besoin d'un accès rapide à un e-mail récemment archivé, il figurera en haut de la liste.

Comment archiver un email dans Gmail sur Android

Il existe trois méthodes simples et rapides pour archiver vos courriels. Deux de ces méthodes servent à archiver des courriers électroniques individuels et la troisième permet de sélectionner plusieurs courriers électroniques et de les archiver pour une utilisation ultérieure.

Le moyen le plus rapide, le plus facile et le plus accidentel d'archiver un courrier électronique consiste à le glisser tout en regardant la liste de tous vos courriers électroniques dans votre boîte de réception. Étant donné que la plupart des utilisateurs d'Android sont habitués à accéder au tiroir de navigation en glissant depuis le bord gauche de l'écran, il est facile d'envoyer accidentellement des courriers électroniques pour les archiver. Heureusement, juste après avoir balayé un e-mail, Gmail vous permet d'annuler votre action en appuyant simplement sur un bouton d'annulation qui apparaît plusieurs instants après l'archivage.

Dans les paramètres de Gmail, vous pouvez rapidement désactiver cette fonctionnalité si vous en faites beaucoup par accident ou si vous n'en avez pas besoin. Pour ce faire, ouvrez le tiroir de navigation, faites défiler vers le bas, là où se trouvent les paramètres, entrez les paramètres généraux, et l’option Une seconde à partir du haut vous permettra d’activer ou de désactiver le "balayage pour archiver".

Le deuxième moyen d'archiver un courrier électronique consiste à afficher un fil de messages individuel. Une fois que vous avez fini de lire le contenu d'un email, vous êtes accueilli avec plusieurs options dans la barre des tâches. L'une des nombreuses icônes qui vous attendent est celle qui semble être une boîte avec une flèche pointant vers le bas. Ceci est le bouton d'archive. Si vous sélectionnez cette option tout en consultant l'e-mail, vous serez renvoyé dans votre boîte de réception et un statut apparaîtra au bas de votre écran pendant plusieurs secondes pour vous informer que l'e-mail a été archivé. Si vous ne vouliez pas archiver un courrier électronique, il existe à nouveau un bouton d'annulation que vous pouvez sélectionner pour ramener votre courrier électronique à son emplacement d'origine.

Enfin, si vous examinez votre boîte de réception et décidez qu’il est temps de la nettoyer, la dernière méthode la rendra rapide et facile. Lorsque vous regardez votre boîte de réception dans la liste, vous pouvez cliquer sur l’image de l’expéditeur (généralement une boîte colorée dans laquelle figure la première lettre du nom de l’expéditeur) ou appuyer longuement sur un courrier électronique pour la sélectionner.

Continuez le processus de sélection de davantage de courriels et une fois que tout ce que vous souhaitez archiver est sélectionné, cliquez sur la même icône de boîte avec la flèche orientée vers le bas qui se trouve dans la barre des tâches. Comme pour la dernière méthode, juste après l’archivage des e-mails, un statut apparaît au bas de l’écran pour vous informer que vous archivez de nombreux e-mails et vous permet d’annuler votre action.

Si vous craignez d'archiver ou de supprimer accidentellement des e-mails à l'aide de l'une des méthodes ci-dessus, Gmail vous permet d'activer une fonctionnalité qui ajoute une étape supplémentaire à l'archivage ou à la suppression des e-mails. Cette autorisation ajoute une boîte de dialogue contextuelle qui apparaît lorsque vous tentez de supprimer ou d'archiver un courrier électronique qui vous demandera de confirmer que vous souhaitez effectivement mener à bien l'action choisie.

Pour l'activer, ouvrez le tiroir de navigation, faites défiler jusqu'aux paramètres, sélectionnez les paramètres généraux, et au bas du menu, deux cases à cocher permettent d'activer la confirmation avant la suppression et l'archivage.

Grâce à ces nouvelles connaissances sur l'archivage et la suppression, votre boîte de réception Gmail sera nettoyée et fonctionnera plus efficacement, sans jamais vous débarrasser des informations dont vous pourriez avoir besoin un jour.